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ペーパーレス

デジタルファースト法が2019年5月24日、参院本会議で可決成立されました。これにより今後行政手続きが原則電子申請に統一されます。さらに政府はこの法を土台に社会全体のデジタル化を進める方針ですので、民間企業でもデジタル化、ペーパーレス化が進むことは不可避です。業務の中で大きな割合を占める「会議」ですが、多くの時間と労力が必要とされる資料作成配布から開放してくれるのは、ニューロネットのペーパーレス会議 Papaar(ペイパー)。Papaarなら会議資料に関連する「ムダ」の削減、生産性の向上を実現できます。


会議を効率よく進めるために会議資料は不可欠ですが、会議資料の作成と配布に時間と手間、コストがかかっているのも現状です。会議資料に関するムダを減らし効率よく作成配布するために、会議資料のペーパーレス化に感心が高まっています。具体的に会議資料のペーパーレス化、ペーパーレス会議とはどういったものなのかについて考えてみましょう。

ペーパーレス会議とは


コストと労力の削減が可能な会議
ペーパーレス会議とは、会議で使用する書類や資料を電子文書化しIT技術を使用し共有、会議出席者各自がPCやタブレットなどのデバイスで閲覧して行う会議のことを指します。会議資料を電子文書化することにより、印刷にかかる諸費用を削減することが可能となり、印刷や製本配布に係る労力を削減、つまり人件費も削減することが可能となります。

どこからでも出席できる会議
会議資料が印刷物であることが前提の会議では、資料を受け渡しできる場所で会議を開催しなければなりません。となると会議開催場所はオフィス内という場所的制約、必然的に出席者が社内にいる時間に会議を開催しなけらばならないという時間的制約が発生します。ですがペーパーパーレス会議になりますと、IT技術で文書を共有しますので、インターネット回線があればどこにいても会議資料を閲覧することが可能となり、会議出席に求められる時間的場所的制約はまったくなくなります。

資料が見やすい会議
含めなければならない情報が増えるほど会議資料の文字は小さくなります。時には若手が作成した会議資料では一定年齢以上の出席者には大変見づらいということがあります。しかしペーパーレス会議で会議資料が電子文書化されていれば、閲覧者が自分の手元で見やすいように資料を拡大することが可能です。

資料のセキュリティ等管理のしやすい会議
従来の会議資料を印刷して閲覧すると、また印刷物という形で機密情報が残ってしまうと、外部に流出する危険性が高まります。自宅に持ち帰っていたり適切に廃棄されないと外部者の手に渡る危険性が高まります。しかしペーパーレス会議では会議資料をネットワーク上で一元管理しますので、アクセス制限を行えばセキュリティを保ちやすくなります。

資料更新訂正のしやすい会議
ペーパーレス会議では会議資料の印刷制本配布に時間は不要です。修正が発生しても共有する電子文書を修正するだけで済み、また再印刷製本のムダなく差し替えが可能です。

会議資料がナレッジとして使用可能
会議資料が電子文書化されているので、議論に関連する資料、文言を文字検索により探し出すことが容易となります。蓄積された会議資料がナレッジとして使用可能になります。


会議資料を紙から電子文書にすると、生産性の向上や業務の効率化が図れワークスタイルを変革することが可能になります。欲しい情報にいつでも、どんな端末からでも、どこからでもアクセスできるのがペーパーレス化です。

ペーパーレス会議で使うなら、ニューロネットのペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)をおすすめします。


政府のデジタル行政化の流れとペーパーレス化の利点を考えると、会議のデジタル化ペーパーレス化への流れはもはや避けられないようですが、それでもペーパーレス会議の導入には踏み切れない企業様が多いのも現実です。操作性が良くセキュリティが保たれ、導入にかかる工数や費用がより少ないペーパーレス会議システムはどれか…そこでニューロネットのペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)をおすすめします。

実際にペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)がペーパーレス会議導入にあたっての不安な点をどのように解消するのか具体的に見てみましょう。

導入に労力と時間と費用がかかる?
ペーパーレス会議システムをいざ導入しようとなると専用のサーバーの設置やソフトのインストール、それぞれの職場の運用に適したカスタマイズのための労力と時間、そして費用もかかります。さらに使用方法についてのユーザーへの教育の手間と時間も必要になります。

しかしペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)なら、専用サーバーの設置やソフトのインストールは不要、ですので導入費用も最低限に抑えられます。ブラウザがあれば即ご使用いただけますので、導入の手間も最低限で済みます。

パソコン操作に不慣れな人は使いにくいのでは?
資料を受け取り閲覧する側にとって、使用するのに高い習熟度が求められるシステムは敬遠され、いずれ使われなくなります。また資料を作成する側にとっても、サーバーに資料をアップロードするのに特殊なファイルへの変換がその都度求めらる等工程が多いなら、迅速性に欠けペーパーレス化にする意味が薄れます。

しかしペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)なら、クリックするだけでご使用いただけます。会議中の資料の提示も会議進行者が行えば、他の会議出席者は画面を見ているだけで操作不要、全員ですぐに閲覧できます。事前の操作レクチャーは不要です。資料作成もいつも使っている電子ファイルをそのままアップロードするだけ、さらにPapaarならパソコン上で見ることができるほぼすべてのファイルをそのまま使用できる上に、URLやユーチューブのソースを埋め込み会議中に全体で閲覧することが可能になり、印刷に向かない資料でも会議で使用することが可能です。

資料はやっぱり紙じゃないと・・・
デバイスで資料を見るとリスト等を一覧できないことがあり、見えにくいと感じる人が一定数いらっしゃいます。そうなると電子文書化されていてもわざわざ印刷して閲覧することになりがちです。

Papaarなら、資料の印刷も各自が自分のパソコンに資料をダウンロードして行えますので、事前印刷製本配布の手間がなくなります。また、多くの情報を一枚の紙面に入れるために文字が小さくなってしまった場合、印刷物ではどうしても見づらいものですが、電子文書をデバイスで見ることにより画面上で資料のサイズを各自が見やすいように自由に変更できます。

電子文書ではメモが取れない?
印刷物の資料なら会議中にメモを走り書きできますが、電子文書だと別にメモを取ることになりそのメモの管理がわずらわしい場合があります。

しかしペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)なら、全員で見ている資料をワンクリックで自分用に切り替えることが可能です。自分用に切り替えた後は他の会議参加者からは見えない状態で好きなように書き込みができ、書き込み後の資料も全体で閲覧した資料とは別に自分専用にダウンロードすることが可能です。

ペーパーレス会議にはニューロネットのペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)

ペーパーレス会議で使うなら、ニューロネットのペーパーレス会議システムPapaar(ペイパー)をおすすめします。

・クラウド型サービスなので専用サーバーは不要です。
資料を画面いっぱいに大きく表示できます。小さな文字も見やすく拡大。
スマホやタブレットからも閲覧可能ですので、もはや出張にノートパソコンを携行する必要はありません。
・ワンタッチ招待で速攻スタート、誰でも今すぐ使用できます。
・自分だけのメモも資料に書き込んで残せます。
・安心安全のセキュリティ機能が充実しています。データ暗号化、アクセスコントロール、情報削除機能、大手IDC高稼働率サーバでのサービス提供。「残さず・漏らさず・止まらず」ペーパーレスWeb会議です。

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